Das Management von verteilten Teams

Katarzyna Lawera

Die Pandemie hat viele Prozesse im Arbeitsleben verändert. Sie hat das Thema des verteilten Teams für alle, die sich mit den Themen Management, Motivation und Aufrechterhaltung des Arbeitsengagements beschäftigen, zum Thema Nummer eins werden lassen. Zahlreiche Texte und Studien wurden zu diesem Thema verfasst, in denen Theoretiker und Praktiker aus dem Managementbereich auf Fallstricke, Risiken und mögliche Lösungen hinweisen. In einem sind sich alle einig, die Förderung eines Gemeinschaftsgefühls ist grundlegend und das Wichtigste bei der Leitung eines verteilten Teams.

Man kann es als Identifikation mit dem Unternehmen bezeichnen. Aber was genau ist dieses Unternehmen, mit dem ich mich identifizieren soll? Ich hörte einmal einen Manager sagen: “Es ist nicht das Unternehmen, das Probleme löst, sondern es sind Menschen.” So etwas wie ein Unternehmen gibt es nicht. Es sind die Menschen, die es ausmachen: Menschen, die wir mögen oder nicht mögen, mit denen wir Beziehungen aufbauen, mit denen wir zusammenarbeiten oder konkurrieren.

Deshalb spreche ich lieber über den Aufbau von Beziehungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit. Das Gefühl der Zugehörigkeit ist eines der grundlegenden menschlichen Bedürfnisse, das wir in Beziehungen befriedigen. Es ist auch eng mit dem Bedürfnis nach Sicherheit verbunden. Wenn wir in eine Gruppe eingebettet sind, fühlen wir uns sicherer, sind psychisch widerstandsfähiger und haben mehr Ehrgeiz.

Wie können wir also das Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team in einer Situation der Remote-Arbeit fördern?

Überlegen wir uns zunächst, was das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkte, bevor die Pandemie unsere Routinen zerstörte. Es waren sehr kleine, manchmal scheinbar unbedeutende Dinge: ein Lächeln am Morgen, ein kleiner Plausch beim Warten auf den Kaffee in der Firmenküche, ein kurzes Gespräch, wenn der Blick für einen Moment vom Bildschirm abschweifte. In diesen kurzen Momenten tauschten wir beiläufig Informationen aus. So erfuhren wir, was die Mitglieder unseres Teams bewegte, was sie mochten, wie sie ihren letzten Abend verbrachten, wohin sie in den Urlaub fuhren. Das sind Dinge, die Beziehungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit schaffen.

Wie können wir einen Raum für den Austausch solcher Informationen schaffen, wenn wir remote arbeiten?

Es gibt verschiedene Ideen und jedes Team muss entscheiden, welche Idee am besten für das eigene Team funktioniert. Einige Teams treffen sich einmal pro Woche oder alle zwei Wochen im realen Leben. Das ist nicht für alle möglich.

Andere Teams beginnen mit einer kurzen Besprechung, in der jedes Teammitglied berichtet, woran es heute arbeiten wird, was es gestern abgeschlossen hat und was noch zu tun ist. Und dabei geht es nicht um tägliche Projekte. Es geht darum, sehr allgemeine Informationen auszutauschen, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Projekten zusammenkommen. Solche Treffen vermitteln das Gefühl, die Arbeit gemeinsam zu beginnen. Die Mitarbeiter sammeln ihre Energie und stellen sich Aufgaben, die sie erledigen möchten. Es ist eine unterstützende Erfahrung, die sich auf uns auswirkt, auch wenn wir gar nicht darüber nachdenken.

Es ist auch möglich, sich am Ende der Woche oder am Ende des Tages zu einer allgemeinen Besprechung zu treffen oder auch zu einem lockeren Gespräch vor dem Wochenende. Entgegen aller Befürchtungen melden sich Mitarbeiter gerne zu solchen Treffen und verlängern sie manchmal sogar spontan für den privaten Austausch.

In einem verteilt arbeitenden Team muss mit den Emotionen im Team sehr vorsichtig umgegangen werden. Sie sind schwerer zu erkennen und es ist schwierig, sofort darauf zu reagieren. Auf keinen Fall darf man Emotionen ignorieren. Sie erledigen sich nicht von selbst, auch wenn ein Vorfall ein paar Tage her ist. Selbst wenn wir meinen, dass sich das Problem beruhigt hat, ungelöste Angelegenheit werden immer wieder auftauchen und erneut für Unruhe sorgen. Deshalb ist es für eine Führungskraft von entscheidender Bedeutung, auf Konflikte zu achten und zu deren Lösung beizutragen. 

Wenn wir remote arbeiten, ist es wichtig, wie wir kommunizieren. Wir verwenden gerne Sofortnachrichten, mit denen wir Informationen an das gesamte Team senden. Aber leider ist es oft so, dass etwas, was für alle gilt, für niemanden gilt. Diese so genannte Zuständigkeitsverteilung betrifft uns alle. Deshalb ist es wichtig, Informationen zu personalisieren – also an eine bestimmte Person mit einer Überschrift nur für diese Person zu senden. Achten Sie besonders darauf, wenn es sich um eine Einladung zu einer Veranstaltung handelt. Vergewissern Sie sich, dass die Information alle Personen erreicht hat und dass sie von allen gut verstanden wurde.

Stellen Sie sicher, dass jeder von ihrem Weiterbildungsprogramm profitieren kann. Es reicht nicht aus, es anzukündigen. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was es ist und wer Anspruch darauf hat. Sprechen Sie mit allen darüber, wie sie die Weiterbildungstage nutzen können, um das zu erreichen, was sie für ihren Job brauchen.

Setzen Sie Grenzen. Wir alle brauchen Grenzen, um uns in unserem Leben sicher zu fühlen, um zu wissen, was in unsere Zuständigkeit und Verantwortung fällt und was nicht mehr. Dieses Gefühl der Sicherheit ist mit der wichtigsten Aspekte des Engagements. Und Engagement beruht auf klar gezogene Grenzen. 

Kommunizieren Sie die Regeln der Zusammenarbeit im Team klar und deutlich. Weisen Sie auf Verhaltensweisen hin, die nicht akzeptabel sind. Teilen Sie Ihre Erwartungen mit Nachdruck mit. Dies wird nicht immer auf volle Zustimmung stoßen und sie müssen mit Beschwerden und Unzufriedenheit rechnen. Wenn diese Regeln jedoch gut durchdacht sind und einer guten Zusammenarbeit dienen, sollten Sie darauf bestehen, da sie letztlich allen helfen.

Und schließlich: Sorgen Sie für Transparenz. Vermitteln Sie ihrem Team eine umfassende Vision, aus der hervorgeht, wozu die Arbeit dient, in welches größere Bild sie eingebettet ist und wie sie sich in die Ziele des Unternehmens einfügt. Das Verständnis für die Arbeit führt dazu, dass wir uns anders auf die Aufgaben einlassen. Wir bewerten das, was wir tun, anders. Helfen Sie Ihren Teammitgliedern Sinn in dem zu finden, was sie tun.